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Central Finance: la flexibilidad en el camino hacia S/4HANA

Artículo publicado en la Asociación de Usuarios de SAP de España - AUSAPE (Diciembre 2019) 
Francisco Castillo - Director Experto en Soluciones Finance & Treasury

Seguramente hayamos leído acerca de Central Finance y de su capacidad centralizadora de información y homogeneización de procesos financieros. También sobre las nuevas funcionalidades que aporta S/4HANA en la transformación financiera en las empresas, así como de los diferentes escenarios de migración a esta plataforma. Sin embargo, existe un mayor desconocimiento sobre la alternativa de implementar un Central Finance en la migración a S/4HANA y de la flexibilidad que ofrece.

Aquellas empresas que estén pensando en un proyecto de transformación financiera con base en S/4HANA deben analizar diferentes escenarios de migración desde sus sistemas ERP actuales. Alternativas como conversión (Brownfield) o nueva implantación (Greenfield) normalmente suponen proyectos de larga duración durante los cuales no se puede disponer de las nuevas funcionalidades que aporta un sistema S/4HANA ni, en algunas ocasiones, acometer un proyecto de transformación que se solape mientras la migración se está llevando a cabo. Es en este punto donde un proyecto de migración a S/4HANA utilizando Central Finance supone un acelerador importante para poder utilizar lo antes posible de las nuevas funcionalidades del sistema S/4HANA. Asimismo, aporta una flexibilidad total a las organizaciones de cara a embarcarse en proyectos de transformación financiera sin necesidad de esperar a la finalización del proyecto de migración completa.

En este punto, es importante destacar que no hay que entender Central Finance sólo como una herramienta centralizadora de información financiera cuando la empresa tiene un escenario distribuido de sistemas de gestión. Incluso en aquellas empresas que cuentan con un solo sistema de gestión puede ser una herramienta diferenciadora que aporte mucho valor en el camino hacia S/4HANA, beneficiándose de la eficacia, agilidad y transparencia que implica Central Finance.

Tras plantear Central Finance como una posible alternativa en una migración a S/4HANA, vamos a exponer una serie de aspectos que justifican el porqué de la adopción de esta solución. Partimos de la base de que la unión de ambas no es solo la suma de dos conjuntos de funcionalidades sino la puesta a disposición de las empresas de un escenario totalmente flexible en el camino de la transformación financiera de la empresa:

Es una alternativa que permite centralizar los procesos de financieros de varias sociedades y/o sistemas ERP (SAP y no SAP) y además de una forma rápida. Aunque los tiempos de duración
Es una alternativa que permite centralizar los procesos de financieros de varias sociedades y/o sistemas ERP (SAP y no SAP) y además de una forma rápida. Aunque los tiempos de duración de implantación de un Central Finance pueden variar en base a la situación actual de la organización, suelen durar de 3 a 6 meses.Al implementarse Central Finance sobre un entorno S/4HANA, es posible adoptar la tecnología S/4 desde el principio, sin esperar al final del proyecto de implantación.
Además, permite abordar la migración de funcionalidades actuales o la implementación de nuevas en diferentes proyectos sin necesidad de un apagado completo de los sistemas origen, con la consiguiente reducción de riesgos en la implementación de dichas soluciones.
Migración no disruptiva: No tiene por qué reemplazar al sistema/s origen que seguirán funcionando de la misma manera. La decisión de cuándo se empieza a operar con las funcionalidades financieras (normalmente las primeras) o logísticas, la va decidiendo el negocio en base a la situación actual y estrategia de cada área de negocio.
Todo lo anterior ofrece un altísimo grado de flexibilidad a las empresas a la hora de enfocar los proyectos de migración, tanto desde el punto de vista organizativo (posibilidad de ir implementando por sociedades o bloques organizativos) como funcional (posibilidad de ir traspasando la funcionalidad según se vaya requiriendo por cada área de negocio). Un caso típico es que los departamentos financieros se apoyen en S/4HANA para abordar sus procesos de transformación financiera antes de que las áreas logísticas estén preparadas a pasar a un nuevo entorno. De esta forma, los departamentos financieros pueden rápidamente empezar a utilizar (incluso a plantearse reingeniería de los procesos financieros) las nuevas capacidades financieras de S/4HANA y que las áreas logísticas u operativas sigan operando con sus sistemas actuales. Posteriormente, estas áreas logísticas podrán pasar al nuevo entorno S/4HANA bien cuando estén preparadas o bien cuando las funcionalidades de S/4HANA cubran todos sus requerimientos. Y, por qué no, incluso plantearse una continuación de sus actividades en los sistemas actuales, si así lo deciden.
Permite la migración de históricos financieros desde cualquier fecha. Central Finance nos ofrece la posibilidad de decidir desde qué fecha queremos traspasar la información documento a documento, pudiendo cubrir cualquier requerimiento de reporting en el nuevo entorno S/4HANA tanto legal como analítico. Además, en las últimas versiones de Central Finance se ha habilitado la consulta del histórico de datos logísticos a través de la nueva funcionalidad AVL (Accounting Views for Logistic Data), información que puede ser utilizada como soporte de declaraciones oficiales y/o de referencia para temas de planificación, cálculo de costes, etc.
Nos permite anticipar la transformación financiera de la empresa al poder aprovechar desde prácticamente el inicio las funcionalidades de S/4HANA: Universal Journal como “única fuente de la verdad”, valoración en diferentes monedas, ledgers adicionales y campos de cliente de cara a tener una cuenta de resultados por cualquier dimensión, trazabilidad del dato hacia los sistemas origen y desde los sistemas origen a Central Finance, central de pagos, gestión del crédito centralizado, reducción de los tiempos de cierre (Closing Cookpit), gestión de posición y previsión tesorera, maestro de bancos, gestión de la deuda, reconciliación intercompany, consolidación en tiempo real (Group Reporting), planificación y análisis financiero con simulación y predicción, BW embebido con obtención de la información en tiempo real, aplicaciones Fiori, etc.

Respecto a cómo abordar un proyecto de migración a S/4HANA con el escenario de Central Finance, esto dependerá de la situación de cada organización. En la siguiente ilustración planteamos un escenario típico en 5 pasos, que pueden utilizarse tanto si tenemos diferentes sistemas de gestión origen como si se dispone de uno sólo, sean estos SAP o no SAP.

En resumen, el escenario de migración a S/4HANA utilizando el Add-on de Central Finance nos permite aprovechar las nuevas funcionalidades de S/4HANA en el marco de la transformación financiera de la empresa, acelerando los procesos (en pocos meses las diferentes áreas de negocio pueden hacer uso de las nuevas funcionalidades ) y con la máxima flexibilidad (el negocio decide en cada momento cuándo y cómo se traspasan dichas funcionalidades).